Ci mancava solo la conservazione....

Dal 1° gennaio 2022, tutte le aziende dalla singola partita iva alla grande corporation e agli Enti Pubblici sono OBBLIGATE a redigere e tenere aggiornato il Manuale di Conservazione (MdC) gestendo gli aspetti procedurali e a nominare un Responsabile della Conservazione (persona fisica).

I documenti che devono essere obbligatoriamente conservati, per ora sono SOLO: fatture e PEC.

Cosa Facciamo

Predisponiamo le procedure di archiviazione dei documenti, supervisioniamo la loro corretta attuazione, controlliamo la regolarità del processo assumendocene la Responsabilità.

Come

Le principali attività operative da svolgere sono le seguenti:

Illustriamo il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale.
Descriviamo le architetture e le infrastrutture, fisiche ed informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione.
Riportiamo le misure di sicurezza adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti.
Riportiamo tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale descrivendo nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi.
Descriviamo dettagliatamente il trattamento e l'esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.

Il ruolo del Responsabile della Conservazione (RdC) è obbligatorio.
Nelle aziende private può essere rivestito da un dipendente interno o da un soggetto esterno all’organizzazione, purché in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.
Se questa figura viene demandata esternamente si consente all’Aziende non solo di delegare la stesura e gli aggiornamenti del Manuale della Conservazione ma anche di demandare all'esterno il ruolo di Responsabile della Conservazione.
Compito del Responsabile è di definire e attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e di governarne la gestione con piena responsabilità ed autonomia oltre ad essere la persona di riferimento in caso di controlli.